В принципе правильно. Определить %, и при отчетах о поступлении средств, сразу будет видно, сколько средств есть на призы:)
Думаю 20% хватит, тем более, что остатки идут в фонд следующей встречи.
И, кстати, надо предусмотреть возможность переадресовки средств из встречи в призы (дополнительно) и...